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江东集团:工程招标、设备材料招标流程及管理

2018-06-14 15:16:17 ynjd 阅读

 

江东集团:工程招标、设备材料招标流程及管理办法

 

一、总则:

为提高各项目、各公司的工作效率,实现集团的目标要求,规范招投标的工作程序,拓宽招标渠道,充分利用社会优质资源降低施工、采购的成本、风险,满足公司经营优质优价的需要,遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则,集团将对工程施工、设备材料采购进行招投标,特制定集团招投标流程及管理办法。

二、招标范围:

(一)、在建项目

1、工程类—包括但不限于:设计合同、土方开挖工程、试桩及桩基工程、基坑支护工程、土建主体施工工程、外墙涂料工程、玻璃幕墙工程、铝合金门窗制安工程、钢结构施工工程、装饰装修工程、消防及防排烟施工工程、人防施工工程、发电机安装工程、弱电智能化施工工程、室外总图工程、楼梯栏杆及阳台栏杆工程、分户门及套装门安装工程、自来水安装工程、电力安装工程、煤气安装工程等。

2、采购类—包括但不限于:PVCPPR管材管件、电线电缆、配电箱及开关柜、变压器、开关插座、铝合金门窗的(玻璃、五金配件、铝型材)、电梯等(比较零星的材料报材料计划进行核价)。

(二)、物业公司、各小区

1、工程类—包括但不限于:防水维修施工、消防管网改造、外墙涂料改造、监控、道闸、门禁等智能施工改造、电力维修改造、电梯维保等金额在伍万元以上的各类维修或改造工程。对于抢修或比较急的维修工程可直接施工后签订合同或直接谈合同再施工。

2、采购类—包括但不限于:扫把、锄头、绿化剪、保安服、劳保用品等保安保洁水电工常用的批量采购。

(三)、集团公司

包括但不限于:行政办公用品、生活物资、工作服等需集中采购的

三、招标流程

确定招标项目——制作招标文件——上传招标文件——上报洽谈小组——开标——评标——定标——合同签订——监控。

四、操作细则

1、确定招标项目

各项目经理、各公司负责人根自己项目进度,公司需求情况和集团发展要求,在一定的时间段,制定出有序的招标计划,做到心中有底,提前准备。只要到相对应时间点,就可确定招标项目。

2、制作招标文件

各项目部、各公司针对需招标的工程或材料,明确施工工艺要求、技术要求、质量要求、工期要求等,编制相应的招标文件,文件中明确投标地点、投标范围、投标要求、付款方式等。招标文件中至少要有以下内容,可根据实际情况进行调整。

项目

说明

一、招标邀请

公司简短介绍

二、招标项目介绍

项目编号、项目介绍

三、投标人须知

投标人的资格证书(1、企业营业执照;2、组织机构代码证;3、纳税资格证明书;4、其他资质证书)、

企业相关介绍(业绩介绍、资信等级等)

四、招标项目的技术要求及附件

基本要求,质量要求,技术要求和主要参数

技术标准、规范;及其他服务要求

五、商务合同条款

基本的工期、付款、结算方式、质保等合同条款

六、程序条款

公开征集、招标的时间说明、获取招标文件的方式、接标联系人电话地点、投标保证金额等其他条款

七、结尾

落款公司名称等

3上传招标文件

①、招标文件制作好后,由各项目部、各公司资料员以Word文档格式,将招标文件拷至集团二十七楼宣传发展部岩香法同志处进行上传。上传招标文件的公示时间到上报合同洽谈小组的时间不能少于十天,各项目部、各公司要提前制作好招标文件,规划好招标时间。

宣传发展部制作的网页,要有投标单位能填写:投标单位名称、地址、投标联系人、联系电话等基本信息的格式。

4、上报洽谈小组

①、投标单位应按投标文件规定交纳投标保证金,财务开具相应收据。未交投标保证金的投标单位无投标资格。

各项目部、各公司根据网上投标单位报名情况,上报合同洽谈小组审批表,表中明确组员、组长人选、各人的部门职务并明确哪名组员负责会务记录、开标时间、开标地点、合同完成时间。表中投标单位数量必须在三家或三家以上(特殊行业或垄断性的除外)。

、合同洽谈小组审批表背面还应注明本次洽谈的:范围、功能要求或技术参数。

④、上报合同洽谈小组要附:上传招标文件和投标单位报名的网上截图,由宣传发展部打印。

⑤、合同洽谈小组审批表最终以公司审批确定的人员、时间、地点、单位为准。

⑥、合同洽谈小组可建立本次合同洽谈的微信群,相关问题在微信群中讨论处理,只能使用文字交流,交流时应客观、公正、严谨,不要给公司或合同洽谈造成被动。合同签定后即刻解除该微信群。

5开标

①、合同洽谈小组审批人员根据确定的开标时间、地点第一时间告知投标单位。

②、投标单位在规定的时间、地点自行携带投标文件参加开标。

③、开标会议:招标小组指定人员负责会务(含签到、记录、唱标、摄相等)。

流程

说明

1.    投标人、招标小组成员填写签到表

提前确定座位表、会议记录表

2.    组长介绍各位投标人

3.    由投标人作本次投标情况的简短介绍

4.    小组会务人员检查标书密封情况

5.    会务人员开启标书,唱标

6.    其余小组成员负责统计唱标结果

6、评标

①、唱完标后,小组成员逐一单独与各个投标单位进行洽谈,洽谈的基本内容围绕但不限于:质量要求、技术方案可行性、工期要求、施工组织、合同价款、付款方式、结算方式、验收方式、质保要求、违约责任、合同解除条件等条款进行。

②、在进行单独洽谈时,洽谈地点要密闭隔音,其他等候的投标单位应隔离分开等候。在洽谈过程中,投标方能满足我方条件、条款或对我方有利的洽谈记录,应让投标方签字确定,作为合同条款谈判时的依据。

③、经过第一轮洽谈后,不能确定中标推荐单位的,可进行第二轮、第三轮谈判,谈判时应在规定的时限范围内、指定地点进行重新洽谈,洽谈过程应有影像记录。

④、洽谈小组成员在评标时,可根据实际招标内容进行材料样品对比、实地考察施工质量、安装质量和企业实力。

⑤、评标时,以下情况之一的可作为废标处理

a、超过开标时间10分钟到达现场的,视为弃权。

b无单位盖章并无法定代表人或其委托的代理人签字或盖章的;

c未按招标文件要求提交投标保证金的;

d明显不符合技术规格、技术标准要求的;

e在评标过程中,发现投标人以他人名义参加投标、串通投标,弄虚作假或其它不正当方式投标的;

f、投标人名称或组织结构与资格预审时不一致且未提供有效证明的

h、投标文件技术规格中的响应与事实不符或虚假投标的;

j、计算错误,修正后的价格经投标人书面确认后具有约束力。投标人不接受修正价格的,其投标作废标处理。

7、定标

①、由洽谈小组人员根据评标对比结果,填写合同洽谈对比表进行上报审批。

②、对比表内容应清楚、明了、不缺项,明确推荐单位、推荐理由。需要功能要求、效果图片说明的,应附在对比表后。

③、中标单位由公司最终审批确定。确定的中标单位上传至集团网站进行公示。

8. 合同签订

①、在确定中标单位之后,洽谈小组成员与中标单位商谈具体合同条款 ,合同条款须明确以下主要条款:施工或供货范围、工期、合同价款、承包方式、付款方式、质保、结算方式、功能或质量要求、违约责任、合同解除条件等。

②、合同条款经双方洽谈无异议,对方在合同上签字并盖好公章后,洽谈小组成员上报合同用印申请盖章,经公司审核无误同意盖好章后,由总裁办下发相关部门。

9:执行与管理

①、合同下发到各项目部、各公司后,各项目部、各公司应根据合同的工期要求、质量要求等组织学习。

②、根据合同要求,督促对方按合同条款执行,如有违约的,应及时有书面文字确定。

五、附件:招投标工作流程图

 

本流程及管理办法,欢迎各位同事提出宝贵意见,不断改进。

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